IVA deducible y no deducible: qué puedes deducir

Cuando compras algo para tu negocio pagas un IVA (el IVA soportado) y cuando vendes lo cobras a tus clientes (el IVA repercutido). El IVA deducible es, precisamente, la parte de ese IVA soportado que la ley te deja restar del repercutido cuando presentas tu declaración. Dicho en corto: no ingresas en Hacienda todo el IVA que cobras, sino la diferencia entre lo que has repercutido y lo que puedes deducir. Por eso entenderlo bien tiene un efecto directo en lo que pagas cada trimestre.

El problema es que no todo el IVA que pagas es deducible. Hay gastos que dan derecho completo, otros que la ley excluye por mucha factura que tengas, y otros que solo puedes deducir en parte, como el coche. Confundirlos es una de las causas más habituales de errores en el modelo 303 trimestral y de sustos en una revisión. La buena noticia es que las reglas están escritas y son bastante claras una vez las ordenas.

En esta guía vemos qué IVA soportado puedes deducir, qué requisitos exige la ley para hacerlo, qué gastos tienen el IVA no deducible y cuáles solo permiten una deducción parcial. Todo con la referencia a la norma que lo regula, la Ley 37/1992 del IVA, para que puedas comprobarlo tú mismo. Ojo: esto es una orientación general; para tu caso concreto y sectores con reglas especiales, conviene contrastarlo con tu asesor.

Antes de restar nada, la ley te pide cumplir varias condiciones. No basta con haber pagado el IVA: tienen que darse, a la vez, los requisitos que marcan los artículos 92 y siguientes de la Ley del IVA. Si falla uno, ese IVA no es deducible. Estos son los cinco que debes tener siempre presentes.

Primero, tienes que ser empresario o profesional y realizar una actividad que genere derecho a deducir, es decir, una actividad sujeta y no exenta del IVA. Si tu actividad está exenta (por ejemplo, ciertos servicios sanitarios o educativos) no repercutes IVA y, por lo general, tampoco deduces el soportado. Lo mismo ocurre con regímenes especiales como el recargo de equivalencia, en el que el comerciante minorista no deduce su IVA soportado porque el sistema funciona de otra manera.

Segundo, los bienes y servicios deben estar afectos a la actividad: tienen que usarse en el negocio, no en tu vida privada. Un ordenador para trabajar sí; la compra del supermercado de casa, no. Tercero, necesitas una factura completa que cumpla los requisitos reglamentarios (con una factura simplificada o ticket la cosa cambia, y lo vemos en el siguiente apartado). Cuarto, ese gasto debe estar registrado en tu libro de facturas recibidas. Y quinto, tienes que ejercer el derecho dentro de plazo: caduca a los cuatro años desde que nace.

La Agencia Tributaria lo resume en su sede electrónica en el apartado de requisitos para deducir el IVA. Cuando los cinco se cumplen, ese IVA soportado es deducible y se resta del repercutido en el 303: pagas menos o, si has soportado más de lo que has repercutido, te puede salir a compensar o a devolver.

El requisito que más problemas da en el día a día es el de la factura. La regla de oro es sencilla: para deducir el IVA necesitas una factura completa que te identifique como destinatario, con tu nombre o razón social, tu NIF y la cuota de IVA desglosada. Sin ese documento, aunque el gasto sea de tu actividad, Hacienda no te deja deducir.

¿Y el ticket de la gasolinera o del restaurante? Un ticket es, en realidad, una factura simplificada, y por defecto no te permite deducir porque no identifica al comprador. La excepción es clave: puedes deducir con una factura simplificada solo si pides que incluya tu NIF y la cuota de IVA repercutida de forma expresa. Por eso conviene, cuando el gasto es del negocio, pedir siempre factura completa o, al menos, un ticket con tus datos. Si tienes dudas sobre cuándo vale cada documento, lo explicamos en detalle en la diferencia entre factura simplificada y completa.

Además de tener la factura, hay que anotarla en el libro registro de facturas recibidas. Es lo que da soporte contable a la deducción y lo que revisa la Administración si te lo pide. Llevar este registro al día, factura a factura, es la mejor forma de que a final de trimestre no te falte ningún IVA que podías haber deducido.

Por último, recuerda el plazo. El derecho a deducir nace cuando se devenga el impuesto (normalmente, con la factura) y caduca a los cuatro años. Si dejas una factura en un cajón y pasan más de cuatro años, ese IVA se pierde. No hace falta deducirlo en el mismo trimestre, pero sí dentro de esa ventana; por eso vale la pena revisar de vez en cuando que no se te quede ninguna factura sin registrar.

Aquí está la parte que más sorprende: hay gastos cuyo IVA no puedes deducir en ninguna proporción, aunque tengas factura completa y sean, de algún modo, del negocio. El artículo 96 de la Ley del IVA enumera estas exclusiones, y conviene conocerlas para no llevarte un disgusto al presentar el 303 o en una comprobación.

Entre las cuotas que no son deducibles están: las de joyas, alhajas y objetos suntuarios (piezas de oro o platino, piedras preciosas); los alimentos, las bebidas y el tabaco; los espectáculos y servicios de carácter recreativo; y, muy importante en el día a día, las atenciones a clientes, asalariados o terceras personas, es decir, los regalos y detalles de empresa. También quedan fuera, lógicamente, los bienes o servicios que no estén afectos a la actividad.

Mención aparte merecen los gastos de desplazamiento, viajes, hostelería y restauración. La ley los excluye del derecho a deducir, salvo que tengan la consideración de gasto fiscalmente deducible en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades. Esta remisión es la que genera más confusión: el hecho de que un cliente te invite a comer o de que hagas un viaje de trabajo no basta por sí solo; hay que analizar si ese importe es deducible en tu impuesto sobre la renta. Por eso este es un terreno resbaladizo en el que conviene ser prudente y apoyarse en tu asesor. Puedes ver la relación con la renta en nuestra guía de gastos deducibles del autónomo.

Tienes el listado completo en el texto consolidado de la Ley 37/1992 del IVA publicado en el BOE. La idea de fondo es simple: la ley quiere evitar que se deduzca el IVA de gastos que fácilmente se confunden con consumo personal o de puro ocio.

Entre el todo y la nada hay una tercera categoría: gastos cuyo IVA puedes deducir solo en parte. El caso estrella es el del vehículo. El artículo 95 de la Ley del IVA establece una presunción de afectación del 50% para los vehículos de turismo: por defecto, puedes deducir el 50% del IVA de la compra y de los gastos asociados (combustible, reparaciones, etc.), sin tener que demostrar nada.

Esa presunción se puede romper en los dos sentidos. Si usas el coche más del 50% para la actividad, puedes deducir un porcentaje mayor, pero tendrás que probarlo por cualquier medio admitido en derecho. Y al revés: la Administración puede sostener que lo usas menos si aporta pruebas. La clave es que la prueba pesa sobre quien se aparta del 50%.

Hay vehículos que la ley presume afectos al 100%, de modo que deduces todo el IVA: los de transporte de mercancías y de viajeros, los usados en autoescuela (enseñanza de conductores), los de los representantes o agentes comerciales en su actividad, los taxis, los de servicios de vigilancia y los que usan los fabricantes en pruebas o demostraciones, entre otros. Si tu vehículo entra en alguno de estos supuestos, la deducción completa está respaldada por la propia norma.

La misma lógica de proporcionalidad se aplica a otros bienes de uso mixto, que usas para el negocio y también en lo personal. En los bienes de inversión, la deducción del IVA es proporcional al grado de afectación a la actividad. Aquí conviene documentar bien ese uso (facturas, kilometraje, registros) para poder sostener el porcentaje que aplicas. Y ojo, no confundas la deducción del IVA con la del IRPF: son impuestos distintos con reglas propias, aunque a veces se hablen entre ellos.

Con las reglas claras, la mecánica es la de siempre. A lo largo del trimestre vas acumulando dos cosas: el IVA repercutido de tus ventas y el IVA soportado deducible de tus compras y gastos con factura. Al presentar el modelo 303, restas el segundo del primero. Si el repercutido es mayor, ingresas la diferencia; si has soportado más (por ejemplo, tras una inversión fuerte), el resultado puede salir a compensar en trimestres siguientes o, en el cuarto trimestre, a devolver.

En ese cálculo solo entra el IVA que de verdad es deducible. Es decir, antes de meter una factura en el 303 conviene pasarla por el filtro de este artículo: ¿es un gasto de mi actividad?, ¿tengo factura con mi NIF y la cuota?, ¿está el gasto en la lista de exclusiones del artículo 96?, ¿es un vehículo u otro bien de uso mixto que solo deduce en parte? Ese pequeño checklist te evita casi todos los errores.

Un caso particular a tener en cuenta es el criterio de caja del IVA. Si estás acogido a él, el derecho a deducir el IVA soportado nace cuando pagas la factura (con el límite del 31 de diciembre del año siguiente), no cuando la recibes. Es una regla de cuándo deduces, no de cuánto, pero cambia el momento y conviene tenerla presente si lo aplicas.

Y si tienes actividades que combinan operaciones con y sin derecho a deducir, entra en juego la regla de prorrata, que limita la deducción a un porcentaje. Es un escalón más avanzado que se sale del objetivo de esta guía, pero si es tu caso, es justo el tipo de detalle que conviene revisar con tu asesor para no deducir de más ni de menos.

Para cerrar, reunimos los tropiezos más habituales. Reconocerlos de antemano es la mejor forma de que no te pillen y de que cada trimestre deduzcas lo justo, ni más ni menos.

• Deducir con un ticket sin tus datos. Un ticket normal no permite deducir. Pide factura completa o una simplificada con tu NIF y la cuota de IVA si el gasto es del negocio.
• Colar gastos personales. El bien o servicio tiene que estar afecto a la actividad. La cena familiar o la compra del súper de casa no deducen, por mucha factura que tengas.
• Deducir el 100% del coche sin más. Salvo los vehículos que la ley presume afectos al 100%, la regla general es el 50%. Deducir todo sin poder probar el uso es una fuente clásica de regularización.
• Olvidar las exclusiones del artículo 96. Regalos a clientes, atenciones, joyas, alimentos o tabaco no dan derecho a deducir aunque sean un gasto real de la empresa.
• Dejar caducar el IVA. Tienes cuatro años, pero las facturas olvidadas en un cajón acaban perdiéndose. Registra al día.
• No conservar los justificantes. Sin factura y sin registro, no hay deducción que sostener ante Hacienda.

Con este puñado de comprobaciones y un buen orden en tus facturas, deducir el IVA deja de ser un quebradero de cabeza. La mayoría de los errores no vienen de la norma, sino de la prisa y del papeleo desordenado; y eso sí tiene solución.

Recapitulando: el IVA deducible es el IVA soportado de tus gastos afectos que puedes restar del repercutido, siempre que cumplas los requisitos (actividad con derecho a deducir, factura completa, registro y plazo de cuatro años). Hay gastos con IVA no deducible por decisión de la ley (regalos, atenciones, joyas, alimentos, ocio y, con matices, viajes y hostelería) y otros de deducción parcial, como el vehículo al 50% o los bienes de uso mixto. Aplica el filtro a cada factura antes de llevarla al 303 y, ante la duda, apóyate en tu asesor.