Gastos deducibles del autónomo: qué puedes desgravar

Los gastos deducibles del autónomo son aquellos desembolsos ligados a tu actividad que puedes restar de tus ingresos para calcular el beneficio sobre el que pagas impuestos. Dicho en corto: cuantos más gastos deducibles justifiques correctamente, menor es el rendimiento neto de tu actividad y, por tanto, menos IRPF pagas. No se trata de gastar por gastar, sino de no dejar en el tintero ni un euro que la ley te reconoce.

Este artículo se centra en los autónomos que tributan en estimación directa (normal o simplificada), que es el régimen mayoritario. En estimación directa el rendimiento se calcula, a grandes rasgos, como ingresos menos gastos deducibles. Ese resultado es el que llevas cada trimestre al modelo 130 de pago fraccionado del IRPF y, al año siguiente, a la declaración de la Renta.

La regla de oro que repite Hacienda es sencilla de enunciar y fácil de olvidar: un gasto solo es deducible si está vinculado a la actividad, si puedes justificarlo con una factura, si lo tienes registrado en tus libros y si lo imputas en el ejercicio que corresponde. Además, debe existir una correlación razonable entre ese gasto y los ingresos que te ayuda a generar. Falla uno de esos requisitos y, por muy real que sea el gasto, la deducción se cae.

Si acabas de empezar y todavía andas con los trámites, te vendrá bien repasar antes cómo darse de alta como autónomo, porque muchos de los gastos que veremos (la cuota, el alquiler, los suministros) solo son deducibles a partir de la fecha en que tu actividad está dada de alta. A partir de ahí, empieza a guardar cada factura: es tu munición.

Antes de repasar la lista de gastos, conviene fijar los requisitos, porque son los que de verdad deciden si Hacienda acepta o rechaza una deducción. La Ley 35/2006 del IRPF (arts. 28 a 30) y su reglamento exigen que se cumplan a la vez cuatro condiciones:

• Vinculación a la actividad. El gasto debe ser propio del negocio y necesario para obtener tus ingresos. Un gasto claramente personal (la ropa de calle, la comida familiar, tus vacaciones) no entra, aunque lo pagues desde la cuenta del negocio.
• Justificación documental. La forma normal de justificar un gasto es una factura completa a tu nombre y con tu NIF. Un simple tique o un recibo sin tus datos no habilita la deducción del gasto ni, sobre todo, la del IVA soportado.
• Registro en los libros. El gasto debe estar anotado en el libro registro de compras y gastos (y de bienes de inversión, si procede) que todo autónomo en estimación directa está obligado a llevar.
• Imputación temporal correcta. El gasto se computa en el ejercicio que le corresponde. La regla general es el criterio de devengo (cuando nace el gasto), con matices que veremos más adelante.

A esos cuatro requisitos se suma un quinto principio que Hacienda vigila con lupa en el IRPF: la correlación con los ingresos. Como es difícil separar el patrimonio personal del afecto a la actividad, la Agencia Tributaria exige que el gasto guarde una relación clara con los ingresos que ayuda a generar. Si no la hay, la deducción puede rechazarse aunque tengas la factura. Y ojo: en caso de comprobación, la carga de la prueba recae en ti.

El siguiente esquema resume esos requisitos. Guárdalo como lista de comprobación mental antes de dar por deducible cualquier gasto. Si te falla uno solo, mejor no lo deduzcas: un ahorro pequeño hoy no compensa una regularización con recargo mañana. Para saber qué datos debe llevar una factura para que sirva, tienes la guía de campos obligatorios de una factura.

Estos son los gastos que la mayoría de autónomos en estimación directa puede deducir sin mayor complicación, siempre que cumplan los requisitos anteriores. La Agencia Tributaria los recoge en su manual de la Renta:

• Cuota de autónomos (RETA). Lo que pagas cada mes a la Seguridad Social por estar dado de alta como autónomo es un gasto deducible al cien por cien.
• Compras y consumos de explotación. Las mercaderías, materias primas y demás existencias que compras para venderlas o transformarlas, así como su variación de inventario.
• Alquiler del local o la oficina. Si trabajas en un local arrendado, el alquiler es deducible. Recuerda que la factura del arrendamiento suele llevar IVA y, en su caso, retención de IRPF.
• Suministros del local. Luz, agua, gas, internet y teléfono del local afecto a la actividad se deducen íntegramente. (El caso de la vivienda es distinto y lo vemos en el siguiente apartado.)
• Servicios de profesionales independientes. Los honorarios de tu gestor, asesor, abogado, notario o diseñador cuando trabajan para tu actividad.
• Primas de seguros. Los seguros ligados a la actividad, como el de responsabilidad civil o el del local. El seguro de salud del propio autónomo también es deducible con un límite anual por persona que fija la ley.
• Amortizaciones del inmovilizado. El ordenador, el mobiliario, la maquinaria o el vehículo afecto se deducen poco a poco a lo largo de su vida útil mediante la amortización, no de golpe el año de la compra.
• Tributos deducibles. El IBI del local, el IAE o determinadas tasas municipales ligadas a la actividad. Nunca el propio IRPF, como veremos.

Un apunte importante sobre el IVA: cuando compras algo para tu actividad, el IVA que soportas normalmente no es un gasto, sino IVA deducible que recuperas en tu modelo 303 trimestral. Por eso lo que llevas a los gastos del IRPF es, por regla general, la base imponible (el importe sin IVA). Confundir base e IVA es uno de los errores que más descuadres provoca.

Hay tres gastos que generan la mayoría de dudas porque no son deducibles al cien por cien ni están prohibidos: se deducen de forma parcial y con reglas específicas. Vale la pena conocerlas al detalle, porque es donde más se equivoca la gente (en los dos sentidos: deduciendo de más o de menos).

Suministros de la vivienda cuando trabajas en casa. Si desarrollas la actividad en tu vivienda habitual y lo has comunicado a Hacienda, puedes deducir los suministros (luz, agua, gas, internet) aplicando el 30 % sobre la parte proporcional de los metros cuadrados de la casa que dedicas a la actividad, salvo que pruebes un porcentaje distinto. Por ejemplo, si afectas el 20 % de tu vivienda, deduces el 30 % de ese 20 %, es decir, un 6 % de la factura de suministros. Los gastos de titularidad de la vivienda (IBI, comunidad, seguro, amortización) sí se deducen en proporción directa a los metros afectos.

Dietas y gastos de manutención. Desde 2018 el autónomo puede deducir sus propios gastos de manutención con los mismos límites que las dietas de los trabajadores: 26,67 € al día cuando el gasto se produce en España sin pernoctar (y 53,34 € si pernoctas), o 48,08 € y 91,35 € respectivamente en el extranjero. Para que valgan, deben producirse en el desarrollo de la actividad, en establecimientos de hostelería y restauración, y pagarse por medios electrónicos (nada de efectivo). Como estos importes pueden actualizarse, verifica siempre el importe vigente en la sede de la AEAT antes de aplicarlos.

Vehículo. Aquí está la mayor diferencia entre IVA e IRPF. En el IRPF, el coche y sus gastos (combustible, seguro, reparaciones, amortización) solo son deducibles si el vehículo está afecto de forma exclusiva a la actividad. Y la afectación exclusiva solo se admite en actividades muy concretas: transporte de viajeros o mercancías, taxi, autoescuela, y desplazamientos de agentes o representantes comerciales, entre otras. Para el resto de autónomos, el uso mixto (personal y profesional) impide deducir el vehículo en el IRPF, aunque en el IVA sí se admita una deducción del 50 %.

El siguiente cuadro resume qué gastos son plenamente deducibles, cuáles lo son solo en parte y cuáles no puedes deducir en ningún caso.

Igual de importante que saber qué deducir es tener claro qué no entra nunca, porque incluir estos gastos es una de las causas más frecuentes de regularización en una inspección. No son deducibles, entre otros:

• Multas y sanciones. Las sanciones penales y administrativas, y los recargos por presentar impuestos fuera de plazo, no son deducibles. La ley no permite que el infractor traslade el coste de su sanción a Hacienda.
• El propio IRPF. El impuesto sobre la renta que pagas por tu beneficio no es un gasto de la actividad. Tampoco lo son los pagos fraccionados del modelo 130.
• Gastos sin factura. Un desembolso que no puedes justificar con una factura completa a tu nombre no es deducible, por real que sea. El tique del súper sin tus datos no vale.
• Donativos y liberalidades. Los regalos y atenciones sin contraprestación, como norma general, no se admiten. Existen matices para atenciones a clientes y proveedores, pero con límites estrictos.
• Gastos personales o familiares. La cesta de la compra, la ropa de calle, el gimnasio o los gastos de tu familia no tienen cabida por mucho que se paguen desde la cuenta del negocio.

La frontera entre lo deducible y lo que no lo es se resume en una pregunta honesta: ¿este gasto lo tendría igualmente si no fuera autónomo? Si la respuesta es sí, probablemente sea un gasto personal. Si es no, y además puedes justificarlo y correlacionarlo con tus ingresos, tienes una deducción defendible.

Tener derecho a deducir no sirve de nada si no puedes demostrarlo. La deducción se sostiene sobre tres pilares prácticos que conviene convertir en rutina:

• Pide siempre factura completa. Con tu nombre o razón social, tu NIF, la fecha, la descripción y el IVA desglosado. Es el documento que habilita la deducción; un tique simplificado sin tus datos, no. Si dudas de qué debe llevar, repasa los campos obligatorios de una factura.
• Anótalo en tus libros. Registra cada gasto en el libro de compras y gastos, y las inversiones en el de bienes de inversión. Ese registro es obligatorio y es lo primero que se pide en una comprobación.
• Paga por medios trazables. Transferencia, tarjeta o domiciliación dejan rastro. Para las dietas, además, el pago electrónico es un requisito legal para poder deducirlas.

Sobre la imputación temporal, la regla general en estimación directa es el criterio de devengo: el gasto se computa cuando se genera, con independencia de cuándo lo pagues. Existe una excepción, el criterio de caja, para quienes cumplan ciertos requisitos y lo hayan elegido; si te interesa, tienes el detalle en la guía sobre el criterio de caja del IVA, que conviene no confundir con el criterio de caja del IRPF, aunque compartan lógica.

Por último, conserva las facturas y justificantes durante al menos cuatro años, que es el plazo general de prescripción durante el que Hacienda puede revisarte (más tiempo en el caso de bienes que amortizas a lo largo de varios ejercicios). Digitalizar y ordenar los gastos según entran te ahorrará el atracón de última hora antes de cada trimestre.

Deducir bien no es un truco, es método. Recuerda la idea de fondo: un gasto es deducible si está vinculado a tu actividad, justificado con factura, registrado en tus libros e imputado en el ejercicio correcto, y si guarda relación con tus ingresos. Con esa vara de medir, la cuota de autónomos, las compras, el alquiler y los suministros del local, los profesionales, los seguros y las amortizaciones son deducciones claras; los suministros del hogar (30 % de la parte afecta), las dietas y el vehículo tienen reglas propias; y las multas, el propio IRPF, los gastos sin factura y las liberalidades quedan siempre fuera.

La diferencia entre pagar de más y pagar lo justo casi nunca está en un gasto exótico, sino en no perder los de siempre por no tener la factura o por no haberlos registrado. Ahí es donde una buena herramienta te quita trabajo y disgustos.